Dominar a gestão de escritório de advocacia é um dos caminhos para o sucesso na área jurídica. Contudo, nem todo profissional reúne os conhecimentos para gerenciar as atividades com maior eficiência. 

Do controle financeiro, passando pela organização e gestão de documentos até a aplicação dos softwares de gestão na rotina laboral. O profissional deve administrar cada uma dessas tarefas para conquistar um lugar de destaque no mercado e se diferenciar da concorrência. 

Mas como executar a gestão de escritório de advocacia de forma bem-sucedida? Pensando nisso,  a Defendy preparou este artigo com dicas para gerenciar o negócio, otimizar os processos, aumentar a produtividade e reduzir os custos. 

A importância da eficiência na gestão jurídica

Em qualquer ambiente profissional, a eficiência diz respeito ao modo como as atividades são realizadas. De forma geral, significa a capacidade da equipe de colaboradores realizar as atividades com o mínimo de recursos, tempo e esforço. 

O principal ponto é a habilidade de empregar recursos de forma estratégica, em menor tempo e utilizar menos recursos. O mundo jurídico passa por mudanças constantes. 

Elas aumentaram a necessidade da gestão de escritório de advocacia para alcançar o sucesso na área. Nos últimos anos, além dos conhecimentos em administração, finanças e contabilidade, o profissional precisa ter uma noção das inovações tecnológicas.

Outra modificação é a maneira de prospectar e captar clientes. Com tantas transformações, entender como realizar a gestão de escritório de advocacia permite conquistar melhores resultados, melhora o posicionamento no mercado e mantém a equipe de profissionais engajada. 

Como uma boa gestão impacta a produtividade?

Uma boa gestão de escritório de advocacia passa pelo emprego de recursos humanos e financeiros. Também deve incluir as tecnologias de gestão e a implementação de fluxos funcionais de trabalho. 

Ao alcançar uma administração eficiente, diminui o tempo e os recursos em atividades administrativas. Em função disso, os advogados podem se concentrar em prestar assessoria jurídica, aumentando a produtividade. 

Custos ocultos e como reduzir desperdícios?

O controle financeiro é um dos maiores desafios na gestão de escritório de advocacia. A notícia boa é que tomar decisões estratégicas sobre o negócio é cada vez mais fácil. 

Existem softwares jurídicos para administração das finanças. Pode gerenciar as informações do fluxo de caixa e visualizar relatórios que indicam a melhor decisão. 

Assim, o profissional consegue identificar custos ocultos, como serviços de fornecedores que oferecem baixos resultados. E, ao reduzir desperdícios, aumenta a lucratividade do negócio e pode investir em outras melhorias para gestão do escritório. 

Processos essenciais para otimizar o escritório de advocacia

A gestão de escritório de advocacia é o caminho para aumentar a eficiência e produtividade do negócio. Sem falar nos efeitos no controle financeiro. 

Mas existem outros processos essenciais para otimizar os processos na área jurídica. São atividades operacionais que impactam a assessoria jurídica aos clientes. 

Também estão relacionados ao planejamento e ao emprego de recursos financeiros no escritório jurídico. A próxima parte reúne dicas para otimizar cada um desses processos. Descubra agora!

Organização de casos e gestão de documentos no direito

Em qualquer escritório de advocacia, uma das mais importantes é o gerenciamento de casos. O motivo é muito simples: nessa atividade constam as informações dos processos jurídicos de todos os clientes. 

Para realizar a gestão de casos, a dica é investir em sistemas de gestão que permitam visualizar os processos jurídicos. Desta forma, o gestor do negócio pode monitorar a evolução de cada caso. 

Além disso, a gestão da documentação deve receber atenção especial. O ideal é adotar sistemas de gerenciamento para facilitar na organização e no acesso rápido aos arquivos. Assim, diminui o tempo e melhora a eficiência. 

Planejamento e alocação de recursos no escritório jurídico

O sucesso na gestão de escritório de advocacia passa principalmente pela administração financeira. Sem a devida atenção à alocação de recursos, pode-se desperdiçar cursos, impactando o fluxo de caixa e levando a falência da empresa. 

Em razão disso, é ponto de atenção nos processos administrativos do negócio. Nos escritórios jurídicos, os custos são a folha de pagamento, investimento em infraestrutura, custos da sala comercial, investimento em tecnologias, entre outros.

O ideal é seguir a orientação do Sebrae no cálculo de custos do negócio. A entidade sugere operar com margem mínima de lucro líquido entre 10 e 20%. 

Ferramentas e softwares para gestão de escritório de advocacia

Uma das principais mudanças na administração de negócios na área jurídica é a presença crescente da tecnologia. Desde as atividades mais simples às complexas, as ferramentas e os softwares simplificam a rotina. 

Em função disso, são mais um ponto importante na gestão de escritório de advocacia. Existem ferramentas para armazenamento de arquivos em rede, facilitando o acesso aos dados de processos. 

Conforme citado na primeira parte, também tem softwares para controle financeiro. Essas são apenas exemplos de usos da tecnologia. 

Na área jurídica, as inovações impactam a gestão de tempo e a administração de tarefas. Também são utilizadas para monitoramento de resultados na gestão de escritórios de advocacia. 

Soluções para gestão de tempo e administração de tarefas

A tecnologia proporciona a automação de tarefas repetitivas no escritório jurídico. Há softwares especializados em gestão de escritórios de advogados. 

Eles têm como função organizar prazos, audiências e documentos de forma mais eficiente. Desta forma, reduzem a chance de erros humanos. 

Ainda tem os sistemas de gerenciamento de casos, que permitem analisar de forma mais rápida grandes volumes de dados. Isso é fundamental para otimizar a gestão de tempo na realização das atividades. 

Monitoramento de resultados e relatórios

Agora que você conhece os principais pontos na gestão de escritório de advocacia, o próximo passo é aprender a analisar o desempenho. Somente assim será possível identificar se a administração está no caminho certo. 

Uma forma de monitorar os resultados é pelo relatório de andamentos processuais. No material, é possível o andamento das operações. Também mostra as áreas do direito que os advogados mais atuam. 

Outro relatório é o de produtividade por horas trabalhadas. Como o nome sugere, permite ao gestor mensurar o tempo dedicado para cada atividade. Assim, compreende de forma profunda a produtividade dos colaboradores. 

Por fim, deve-se utilizar os relatórios de controle financeiro. Pelo documento, pode-se identificar o número de clientes inadimplentes, os valores que entram mensalmente e os custos para manter a operação. 

Desta forma, o gestor tem uma perspectiva completa da performance financeira do escritório de advocacia. 

Comece a otimizar e economizar no seu escritório jurídico!

A gestão de escritório de advocacia é a chave para o sucesso da sua operação. Ao investir em estratégias para reduzir custos e aumentar a produtividade, o negócio irá se destacar no mercado jurídico. 

E com a Defendy, você, gestor, transforma a captação de clientes no seu escritório. Conectamos clientes em busca de assistência jurídica a advogados dedicados a diversas áreas do direito. 

Inclusive, oferecemos uma solução para otimizar a gestão de escritório de advocacia. É o link de agendamento automatizado, que permite aos clientes marcarem consultas diretamente na agenda do profissional. Assim, elimina a troca demorada de e-mails e de mensagens. 

É a sua vez de fazer parte da maior plataforma online de advogados do Brasil. Acesse o nosso hoje mesmo e junte-se ao time da Defendy!